オンラインストレージの代表といえば、間違い無くDropboxが挙げられるでしょう。
オンラインストレージが何か簡単に言うと、写真、ドキュメント、動画などをWEB上に保存するサービスです。
これにより、ネットとデバイスさえあれば、いつでもどこでもアクセスできるようになります。
使い方としては、主に3つ挙げられます。
- 様々なデバイスでの作業
- 他のユーザーとのファイルの共有
- バックアップツールとしての使用
今回はこれらも含め、初心者にもわかりやすいようにDropboxの使い方をご紹介いたします。
目次
Dropboxの利用料金と容量
2016年3月現在の料金プランはこのようになっています。
個人向けのDropbox Basicの無料にプランには、容量が2GBと記載がありますが、容量を16GBまで追加できる方法があるので、こちらをご覧ください。
Dropboxのインストールとアカウントの作成
Dropboxをオンライン上で使うのも良い方法ですが、フル活用したいというなら、パソコンや、携帯にアプリをインストールするのを強くオススメします。
今回は、パソコン上にアプリを落とした後、アカウントの作成をしたいと思います。
ダウンロードをクリックすると、このような画面になると思います。
Dropboxのアイコンをダブルクリックします。
指示に従って、進むと、このようなログイン画面になります。
すでにアカウントをお持ちの方は、ログインしてください。
お持ちでない方は、左下のサインインボダンをクリック後、アカウントを作成してください。
すると、このようにDropboxのフォルダが開くと思います。
アプリをダウンロードをしたため、いちいちインターネットを開く手間がなく、メニューバーのDropboxのアイコンをクリックし、フォルダをクリックするだけで、フォルダを開くことができます。
画像や書類をDropboxにアップロードする
パソコン上にあるファイルをDropboxに保存したい場合、フォルダや、画像をクリックしたまま、ドラックし、Dropboxがあるフォルダ上で離します。
すると、自動的にネット上にアップロードされ、左下に緑のチェックマークが表示されます。
フォルダだけでなく、画像や、書類も同様にアップロードすることができます。
WebでDropboxにログインしてみても、フォルダがアップロードされたことが確認できます。
ファイルの共有
相手がDropboxユーザーでない場合
Dropboxユーザーでない人と共有する場合、共有したいフォルダを右クリックし、リンクを取得します。
このリンクをメールなどでおくり、右上のダウンロードボタンにクリックすることで、ログインせずにもフォルダをうけとることができます。
相手がDropboxユーザーである場合
Dropboxユーザーでない人と共有する場合、共有したいフォルダを右クリックし、シェアボダンを押します。
すると、自動的にこのようなページがネットで立ち上がると思います。
共有したいメンバーのメールアドレスを入力し、ステータスを選択します。
「編集可能」とすれば、共有相手も編集が可能になり、「閲覧可能」とすれば、共有相手は編集はできず、閲覧のみが可能です。
共有されたフォルダはこのように目印がついています。そのため、共有したくないプライベートな書類はこのファイルに誤って保存しないようにしましょう。
リンクの閲覧の取り消し・共有の取り消し
まず最初に、ここをクリックするか、ネットで直接URLを入力して、ログインしてください。
すると、現在のリンクをシェアしている状況や、共有状況を確認することができます。
左のアイコンは現在リンクを知っているユーザーであれば、閲覧ができることを、示し、右のアイコンは現在共有中のユーザーの名前が記されています。
リンクの閲覧の取り消し
リンクを消して、閲覧を不可能にしたい場合は、リンクボタンをクリックします。
すると、このような画面になると、思います。ここで、右上の「リンクを削除」をクリックします。
リンクを削除すると、他のユーザーの閲覧はできなくなります。
共有の取り消し
共有を取り消したい場合、共有しているユーザーをクリックします。
すると、現在共有中のユーザーの一覧をみることができます。特定のユーザーを共有からはずず場合は、ユーザーの右にある「☓」をクリックします。
共有自体を止めたい場合は左下にある、「共有を削除する」を押します。
削除したファイルやフォルダを復元する方法
Dropboxの便利な機能として、削除したファイルやフォルダを復元することができるということがあります。WEB上で、Dropboxにログインして、左の「削除したファイル」のカテゴリーを選択してください。
無料プランだと、30日前までのファイルを復元することができます。
容量を増やす方法
このように、Dropboxの容量を増やす方法はたくさんあります。特に無料ユーザーは2GBと元の容量が少ないので、容量を増やすことは必須であると思います。
リンクにクリックして、色んなタスクをこなしてみてください。FacebookやTwitterとDropboxをりんくするだけで125MBを獲得することができます。
とくに有効な方法は、友達をDropbox紹介することです。
友達を招待することで、自分自身だけでなく、友達も500MBのボーナス容量を取得することができます。
ここに直接友達のメールアドレスを入力するか、リンクを送信することで簡単に友達を招待できます。
まだ、Dropboxをダウンロードしていない方のためにも、わたしの招待リンクをここに貼り付けておきますね！是非ご利用ください。
パソコンと同期するファイル、フォルダを選択する
WEB上のDropboxに容量の大きいファイルがある場合、あまり、自分のパソコンには同期/保存したくありませんよね。そのような場合、同期するファイルを選択することができます。
設定前のDropboxのフォルダを見てみましょう。
今回は、この「容量の大きいファイル」というフォルダをパソコンに同期しないように設定したいと思います。
メニューバーからDropboxのアイコンをクリックし、歯車のアイコンから、基本設定を選択します。
そこから、「アカウント」のタブを選択し、「設定を変更…」をクリックします。
そこで、「容量の大きいファイル」のチェックを外し、アップデートをクリックします。
そうすると、バソコン上には同期されず、WEB上にのみ保存するようになります。
実際に確認してみましょう。
確かに、パソコン上には、「容量の大きいファイル」はありません。
今度は、WEBにログインして確認してみます。
すると、しっかりと、「容量の大きいファイル」があることが確認できます。
賢く使いわけることによって、オンラインストレージを上手に活用できます。
2段階認証を有効にするには
オンラインストレージを使うのをためらう理由の一つとして、セキュリティ面の心配が挙げられると思います。
Dropboxでは、その問題をカバーするために、「2段階認証」というシステムを取り入れています。
2段階認証を有効にすると、自身のパスワードの他に、6桁のセキュリティコードやセキュリティキーの入力が必要になります。
それでは、実際にどのように設定すればいいのかご紹介していきます。
まず、WEB上でDropboxにログインします。
自身のユーザー名をクリックし、「設定」を選択します。
そこから、「セキュリティ」のタブを選択し、
2段階認証を有効にします。
すると、セキュリティコートの受信方法を選択できます。
モバイルアプリを使用すると、別途アプリのダウンロードが必要になるので、今回は、テキストメッセージの使用を選択したいと思います。
スマートフォンの番号を入力します。
電話番号が「09012345678」で場合は、最初の「0」を省略して、「9012345678」と入力してください。
入力後、携帯へセキュリティコードが送信されますので、それを入力します。
予備の携帯番号を設定することもできるので、あれば入力してください。なければ、「次へ」いきます。
最後に、携帯を紛失した時などに使用するバックアップコードをが表示されます。大切なものなので、書き留めて安全は場所に保管しましょう。
これで、2段階認証の設定は完了しました。
一度試しにログインしてみます。
すると、自分のパスワードを入力したあとに、携帯に送られたランダムな数字のセキュリティコードの入力が求められます。
下の「このコンピューターを信頼する」とクリックすれば、今後、そのパソコンでのセキュリティコードを入力は省かれます。空港などで止むを得ず、公共のパソコンでDropboxにログインする必要があるときは、もちろんセキュリティコードを入力する必要があるので、安心ですね。
2段階認証を無効にするには
2段階認証は確かに安全です。しかし、携帯を紛失してしまったりした時はどうするのでしょう。
そこで、2段階認証を無効にする方法をご紹介したいと思います。
2段階認証を無効にするには、WEB上でDropboxにログインする必要があります。もし、パソコンにDropboxをインストールしているなら、メニューバーからDropboxのアイコンをクリックし、地球のアイコンをクリックします。IDやパスワードを入力せずに、ログインすることが可能です。
また、以前使ったことがあるパソコンで、ログインする際に「このコンピューターを信頼する」をクリックしたことがありますか。そうであれば、特にセキュリティコードが必要なくログインできます。
どうしてもログインできなければ、IDとパスワードを入力後、「自分のスマートフォンを紛失しました」をクリックします。
すると、以前2段階認証を有効したときに、提示された、緊急バックアップコードの入力を求められます。
どれか一つを入力することでログインできます。
続いて、ログイン後、2段階認証を無効にする方法です。
自分のアカウントを選択後、設定をクリックします。
その後、セキュリティタブから2段階認証を無効にします。
自身のパスワード入力後、2段階認証を無効にできます。
Dropboxへのスクリーンショットの保存を有効・無効にするには
Dropboxでは、パソコン上のスクリーンショットを瞬時にDropbox上に保存する機能があります。
この機能を有効・無効にする方法をご紹介します。
まず、メニューバーから、Dropboxのアイコンをクリックし、歯車のアイコンをクリックします。そこで、基本設定を選択してください。
インポートのタブをクリックしてください。
そこで、「Dropboxでスクリーンショットを共有」のチェックボックスをオン/オフにします。
これにより、Dropboxへのスクリーンショットの保存を有効・無効にできます。
【Macユーザー】Dropboxのダウンロード方法から使い方、容量を増やす方法のまとめ
いかがだったでしょうか。
Boxil（ボクシル）ではDropboxを筆頭にオンラインストレージのクラウドサービスを多数ご紹介させていただいております。
これを機に是非導入を検討してみてください。
また、次ページではDropboxを含む業務効率化を加速させるツールの裏ワザ・活用事例を集めた記事を紹介しています。こちらも合わせて是非ご覧ください。