WEBサイトの表をEXCELに取り込んでの利用と注意点

官公庁で出されている各種表を参照してプレゼンテーションに利用する場面や資料を作成して配布するということがあるのではないでしょうか。官公庁に限らず様々な組織のサイトで発行されている表を参照にすることも考えられます。そのような場面が到来したとき、皆さんはどのように対応されていますか。サイトにある表を工夫してコピペを行ったり編集しなおしたり、あるいは見た目を調整したりしてするのではないでしょうか。ここでは、EXCELの特長を活かして円滑に作業を進めることができる技を記述します。

webとexcel

例えば、地域ケアプラザにおける講座表を見ていきましょう。

この講座表を別の会議で利用したい場面を想定します。その結果、EXCELを起動させて次の準備に入るのではないかと思います。

OFFICE365の例では下記のデータをクリックします。

その結果、下記の画面に変わります。

OFFICE365以外のバージョン、OFFICE2013、OFFICE2016であれば、WEBクェリーと表示されている箇所をクリックします。それより古いバージョンではこの機能は残念ながらありません。

WEBクェリーは下記のようになっています。操作の考え方は同じです。

web表示と excel出力

Webからをクリックしますと、下記のような画面に切り替わります。

ここで参考にしたいサイトのURLを入力します。

入力しますと、ネットナビが始まり、指定したサイトのページが受付中と休止中のカテゴリの表が表示されます。

[受付中]

[休止中]

このような状態で表示されます。テーブルスタイル等については自分の好みに沿って編集することになります。

excel 編集

まずはWebからEXCELに変換された結果を保存します。保存後、フォント、列の幅、行の高さ、テーブルスタイルなどについてじっくり時間をかけて編集します。プレゼンやお客様の状況等に適したものに編集してプレゼンに備えます。

保存と利用環境における連携

一旦保存さえしておけば、1回限りのコピペを使わずに、思う存分に自分スタイルにこだわって仕事を進めることができます。もう1点留意しないといけないことはWebサイトに公表していいか否かを十分考慮することです。仕入と売上の関係にある流通、あるいはチェーンなどにつきましては留意する必要がありそう。