EXCELを使って連絡網作成の方法

団体、サークル、チーム、学校関係等において連絡網の作成はどのようにしていますか? 手元に名簿があれば有効に利用する方法があります。しかも簡単に作ることが出来ますし、メンテナンスも容易です。

いずれにせよ、様々なシステムを構築する場合に最も大切なことは入力は1回という鉄則を守って構築することが最重要ポイントとなります。

名簿の整備

まずはじめに名簿をEXCELで整備いたします。整備する時点で連絡する系統を決めます。団体やチーム等の情報をみて、系列を決定してナンバリングの準備を行います。例えば、町名、番地等で系列化を図って記号化します。この系列番号は連絡網を作るうえで最も重要になります。しっかり構築することがポイントです。

町名 → A、B、C・・・と名前を付けます。これに該当するメンバーに対しては順番に番号を振ります。

次に、キーとなる部分が出来ましたら、名前、フリガナ、電話番号の項目で整備します。フリガナは必須とすることが肝要です。次に電話番号は必ずといっていいくらいに連絡がつくような番号を設定します。できれば、携帯番号が望ましい。下記にサンプルを掲載します。

系列番号 氏   名 ふりがな 携帯番号

この名簿は下記のEXCELでの具体例を表示しますので、参考にして下さい。

連絡網作成の効率化

連絡網の設計に取り組んで迅速にかつ正確にすべてのメンバーに行き渡ることが重要となりますので、系列の制度設計に時間を惜しまずに構築することがポイントです。特に系列番号に注視しながら進めるようにすることです。

基本的には下記のスタイルで設計するとよいと思います。

系列番号
氏  名
電話番号

系列番号を入力すると、該当するメンバーの氏名と電話番号が表示される仕組みを作って導入します。以下のような基本形を使います。

=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索の型) 

この基本形を簡易に表現しますと、「どのデータで」(検索値)、「どこを検索して」(範囲)、「どの列にある値を取り出すか」(列番号)のようになります。この基本パターンを何度か使っているとしっかり頭に入っていきますので、大いに使って下さい。

名簿を例にしますと、検索しようとしている検索値、つまり、今入力しようとしている氏名の検索番号が入っているセルの値を指定します。下図の例でいいますと、M12がセルの値となります。

次に範囲を指定しますが、ここではA2からE22までの範囲となります。ここではこの範囲を名簿と名付けていますので、範囲は名簿と指定します。名付けていない場合はA2:E22と指定します。

列番号は名前のセルには列番号はBを指定します。電話番号のセルにはEを指定します。