ピボットテーブル データ切り口 データ分析 関数要らず

EXCELはそれぞれの法人、団体、個人事業主、個人等で使用されているマイクロソフトの一つではあり利用率は高いですが、残念なことにピボットテーブルとなると知名度並びに使用頻度は急にダウンします。EXCELには表計算に必要な関数が用意されていて関数を使いこなしている場合はピボットテーブルには見向きもしない傾向にあります。よく耳にする言葉ですが、とある学校の算数テストの点数表を見ながらクラス別、男女別、あるいはクラス別かつ男女別に集計したいのだが「作業が煩雑になってフラストレーションがたまって大変だ!」という声です。この声に応えたのがなんとピボットテーブルなのです。

ピボットテーブルとは

ピボットテーブルとは数ある表を様々な切り口で集計してしまう機能を持ち合わせています。いわば、EXCELで「クロス集計」を行う機能を有していることです。販売データであれば販売に関する切り口、例えば、地域別、商品カテゴリ別、年齢別等に分析してこの先の販売戦略にどう活かすかを検討したりします。家庭であれば、購入品種別、どの程度比率を占めているか等を一瞬にして集計することが出来、かつ、今後の戦略に活かすことができます。

ここに、ある学校の算数のテスト結果表があるとします。

このデータをいくつかの切り口(クラスごと、男女ごと)を表示します。

ピボットテーブルを利用すると数々の切り口に集計できることは理解できたが、では次に、ピボットテーブルを利用する条件について述べていきます。

ピボットテーブルを利用するための条件

ピボットテーブルを正しく利用する条件は以下の通りです。

ピボットテーブルの元となるEXCEL表の1行目に必ず見出し項目名があること。

2行目以降に空白の行がないこと。

金額、個数などのデータ列に半角数字以外のデータがないこと。

セルの結合、レイアウト変更がなされていないこと。

表内における項目名は同じ項目名になっていること。

以下に良い例と悪い例を表記していますので、参考にして下さい。

ピボットテーブルの挿入

ピボットテーブルの元データの整備が終われば、次の段階としてピボットテーブルを挿入します。そのやり方はカーソルをデータの上に合わせて(※データ上であればどこでも良い)、「挿入」タブ→「ピボットテーブル」の選択という手順で操作します。その結果、以下のようなダイアログボックスが表示されます。

ピボットテーブルを構成する要素

ピボットテーブルを構成する要素は以下の通りです。

ピボットテーブルの準備が終われば、表示させたい項目をドラッグ・アンド・ドロップさせていきます。

自分が見たい項目、相手方が見たい項目を洗い出して「ドラッグ・アンド・ドロップ」を繰り返してイメージに近づけていきます。ピボットテーブルの結論は以下の通りです。

クロス集計が容易に作成できます。
関数が不要!

ピボットテーブルを使えば使うほど時短に繋がって効率アップすること間違いなしです。