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EXCELからPOWER POINTへのデータコピー方法 オブジェクト挿入との相違点

EXCELを使って作成した「月間売上高」を、POWER POINTを貼り付けて関係者で議論しようとした場合に、せっかく以前入力したデータを利用しない手はない。クリップボード機能をフルに活動してコピぺを行うことで解決します。

この月間売上高表をPower Pointにコピーすることを試みます。

 コピーされる側のソフトの準備

まず、Power Pointを起動します。

このようにスライド形式の初期画面が起動されます。このスライド形式をA4サイズの縦型に変更します。そのためには「デザイン」タブを選択します。

右側にスライドのサイズという表示が出現しますので、「スライドのサイズ」右下に小さな逆三角形のマーク”▼”をクリックします。その結果、以下のようなプロパティ画面に対して図のようにサイズをA4を選択してOKをクリックします。

クリックした結果、以下のような縦型のA4サイズに変更されます。

上記の画面を確認後、ホームタブをクリックします。

データコピーに準備が整いましたので、名前を付けて保存します。

 コピーするEXCELによる「月間売上高」表を開きます

「月間売上高」表を開き、ホームタグをクリックします。この場合、前もってEXCELによる月間売上高を

 

 

コピーしたい範囲を始点にカーソルを置いて終点までクリックします。クリック終了後右クリックしてコピーを選択します。または、左側のクリップボード欄に表示されているアイテムをクリックしてもいいです。

 

 コピーされる側の保存済みのパワーポイントを起動します

EXCELがアクティブの状態のまま、Power Pointを起動します。タスクバーは以下のようになります。つまり、EXCELもアクティブになったという状態を示しています。

 (1)の段階でクリックしてコピーしたデータを貼り付けます

あて先箇所にカーソルを動かした後右クリックして貼り付けます。

貼り付けた結果は以下の通りです。

コピーしようとしていた「月間売上高表」が表示されました。

これで、EXCELにあるデータをPower Pointにコピーできることが確認できました。つまり、入力は1回だけという原則を守ることができ、ミスが大幅に減ることになります。

 EXCELをパワーポイントがもつオブジェクトで挿入した場合

まず、月間売上高表を開きます。

間違いないことを確認した後は、Power Pointを起動してオブジェクトを指定します。

右上の四角で囲んだオブジェクト・アイコンをクリックします。

新規か既存かの選択、既存であればファイルをクリックしてオブジェクトの種類を選択します。この場合は「ファイルから」を選択します。

 

参照ボタンをクリックして、目標の「月間売上高表」を指定します。

 

目標の「例01.xlsx」をクリックして選択します。

 

その結果、以下のような画面が表示されます。

月間売上高表が表示されました。ここで枠に注目します。この枠はダブルクリックすれば、データの編集・加工ができることを示しています。早速ダブルクリックして売上数の右隣に売上金額を入力した上で、売上金額を計算する関数を設定します。「=単価*売上数」を関数として設定して計算します。

このようにオブジェクトとしてexcelファイルを参照すれば、項目を加えて加工編集することができます。ということは、作業を進める上で効率面として効果を期待できそうです。

 

 

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