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マウスを使わないで excel作業効率を 向上させるやり方 その(1)

パソコンを使う時には皆さんの殆どの方はマウスを利用すのではないでしょうか? 今回はキーボードのみでexcelを操作する方法を紹介します。マウスを使う場合のデメリットを上げてみます。キーボードからマウス、マウスからキーボードへと手を移動する操作にどうしても時間がかかってしまいます。そんなに大した時間でもなくても「ちりも積もれば・・・・」で大変な時間になってしまうことが考えられます。もう1点はマウスでカーソルを移動させようとすると、予期せぬ動きをすることがあります。この現象は使用者に対して驚きと恐怖を与えてしまうことがあります。「こんな操作をした覚えがないのに・・・」という感情を持った方は多いのではないかと想像しています。例えば、パワーポイントでプレゼンを行おうとすると、マウスで次のスライドを表示しようとするとパワーポイントのページが飛んでしまう現象が発生することがあります。これをキーボードの矢印を1回押下して先を進めばページは飛ばされることなくスクロールされます。

マウスを使わずにどんな資料が作成できるの?

マウスを使わないで日本で姓の多い順に表を作成してみました。

次に、プロセス・フロー(処理流れ図)を描いてみました。

上の2例はマウスを利用せずにいずれも1分程で作成することができました。

マウスを使わずに入力・編集を行うやり方

①テンキー

テンキーでの移動に慣れることが重要です。

カーソルが「B2」にあります。このカーソルを「B11」に移動させます。

「B2」から「B11」にカーソルを移動させるには9回テンキー押下します。

②ctrlキーを押下しながらテンキー

ctrlキーを押下しながらテンキーを押して「B11」から「B2」へ移動させます。

ctrlキーを押すと、空白のセルをスキップしてくれます。つまり、①テンキにおいてはテンキーを9回押下する必要がありました、②ctrlキーを押下しながらテンキーではテンキーを5回押すと「B11」から「B2」に移動することができました。

③「F2」キー

マウスを使った場合、セルの内容を編集したいときはセルをダブルクリックしたり、EXCELの上の方に表示されるセル内容欄にカーソルを移す必要がありますが、マウスを使用しないで「F2」キーを押下してセルの内容を編集することができます。

④escキー

このescキーは困ったときに使うことができる優れものキーです。

このような場合、escキーが役に立ちます。を押下すると元の状態に一瞬にして戻ります。

⑤文字入力中のctrlキー、homeキー、endキー

「F2」キーを使ってセルの中に飛び込んで、文字を入力するときのカーソルの移動についての話です。この場合においてもテンキーを使って左右に移動しますが、文章が長いときには以下のようなキーを使います。

ctrlキー   : 押下しながらテンキーで移動させますと、一つの単語ごとにカーソル移動します。

homeキー : セル内の文章の最初にカーソル移動します。

endキー  : セル内の文章の最後にカーソル移動します。

<注>homeキーendキーはノートパソコンの場合Fnキーと併用しなければならないことがあるため注意が必要です。

一覧表を作成する場合のやり方

まずはじめに、shiftキーを押下しながらテンキーを使って範囲を決めます。

⑥セルの書式設定

ctrlキーを押下しながら数字の1キーをクリックしますと、その結果、下記のような画面が表示されます。数字の1は全角です。

⑦タブの切替(シートの切り替え)

ctrlキーを押下しながら「PgUp」キーを3回クリックします。※ノートPCの場合、ctrlキーを押しながらFnキーも同時に押して「PgUp」キーをクリックします。その結果、アクティブなタブが右に移動して「罫線」タブが選択されます。

逆に、「PgDn」キーを押下すると左にタブが移動します。この操作はEXCELのSheet切替に対しても使用することができます。

⑧罫線を引く

altキーを押しながらOとIを押下します。この時、プリセット欄の箇条書きのヒントがありますので、これを参考にしながら外側と内側の罫線が書けます。この作業のさenterキーを押しますと選択範囲で罫線が書かれているのを確認します。

 

⑨クイックアクセスツールバーのカスタマイズ

EXCELのクイックツールバーはコマンドのみ追加することができます。

例えば、Altキーを押しながら数字を押してキーボードから選択できるようにする方法です。

・文字フォント — Alt+1

・行削除 — Alt+2

・格子(罫線の外枠、内枠すべてを引く) — Alt+3

・枠の非表示 — Alt+4

の4項目を上から順にAlt+1、・・、Alt+4という具合にカスタマイズすれば、すぐに実行可能になります。

このようにAltキーを押すと左上のクイックアクセスツールバーに数字が表示されますので、記憶が定かでない場合でも問題なく作業を円滑にできます。

⑩セルの色を変更

ヘッダーに色を付けたい場合、「Alt+H」+Hを押下します。つまり、Altを押しながらHを押下します。ここでいったんキーから指を離して再度Hキーを押しますという操作です。

その結果、セルの色の選択画面が表示されますので、色を選びます。

ヘッダーに「日付」「時間」「金額」等といったテキストを入力します。

⑪日付、日時、金額カンマ編集

日付、時間は現在の数値を入力することがあると思いますので、このような場合、Ctrl+;を現在日付、Ctrl+:を現在時間とカスタマイズさせて自動入力するようにして効率アップさせます。

次に金額を入力します。数字を入力後必ずカーソルをセルに合わせます。その後、CtrlキーShiftキーを押しながら数字の1を押しますと、自動で書式がカンマ区切りに変更されます。

 

上述のセルをコピー&ペースト

1行下に対して同じものをコピー&ペーストする場合、通常のやり方Ctrl+Cでコピー、Ctrl+Vでペーストするやり方ではなく、コピー先のセルにカーソルを合わせてCtrl+Dを押下してコピー&ペーストを行う方法です。

 

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