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備品管理をEXCELフリーソフト無料配布!スピーディにシステム化 円滑・効率よく

コロナ渦により経済面で苦戦を強いられていて、なおかつ、デジタル時代がすでに来ています。オフィスの周囲を見渡していくと、パソコンを始めいろいろなデバイスや備品等があるのではないでしょうか? ここでいう備品管理とはオフィスまたは事務所内で取り扱うさまざまな備品の個数や所在地などを管理することです。法人組織体での業務に必要な各備品について把握していないと、必要なときに必要な量を使えず業務が滞ることや、余分に購入して無駄な出費が出たりしてしまいます。状況次第では税金の過少申告や備品の盗難に気付かない恐れもあるため、適切な形で備品管理を行宇ことが肝要となります。ここでは、10万円以上20万円未満で耐用年数が1年以上のもの、すなわち、備品について記述しますが、消耗品についても同様な考え方で適用することが可能です。

備品管理を行う目的

オフィス内の備品管理を行うことで、整理されて快適な気分で業務を遂行することが出来ますし、経営面においてもプラスの効果が期待できこと間違いなしです。

業務の効率化アップ
多くのオフィスでは備品を各社員が共有して使っており、「ある社員が使った備品を別の社員が使うときに、所在がわからず探し回る」ということが珍しくありません。使用時に備品が壊れることもあり、壊れていることに気付かないと必要になってもその備品が使えずに困ることがあります。備品のあり場所や破損の有無などを管理しておくことで、使いたい備品をすぐに使えるため、業務をスムーズに行うことができます。

コストの削減具現化
備品管理は出費を抑える効果があります。もし、備品が管理されていなければ在庫の数が把握できませんし、まだ残っている備品を切らしていると勘違いして新しく購入してしまうという無駄が生じてきます。高価な備品でなくても、次々に購入していると塵も積もれば・・・ということになって結果的にはかなりの出費になること間違いありません。
また、備品の個数は在庫として法人税の額にもかかわります。正確な個数がわからず誤った値で数えると、税金の申告額にずれが生じる恐れがあるのです。多すぎると過剰な納税、少なすぎると延滞金を請求される可能性があり、どちらの場合も無駄な出費になってしまいます。

棚卸業務の負担軽減
定期的に行う棚卸作業も、備品管理によって簡単に行うことができます。棚卸を行う頻度は会社ごとに異なりますが、大量の備品を一つひとつ確認する業務には大きな負担がかかるでしょう。また、自動車や機械装置のような高額でかつ長期間所持している備品は、経年劣化を考え減価償却費としての計上も求められます。そのためにも正確に数を把握する必要があるのです。
普段から備品管理をしておけば、棚卸業務にかかる時間を大幅に短縮できます。浮いた時間をほかの業務に使えるため、結果的に会社の利益に繋がるでしょう。

【備品管理システムの概要】

標準なものとして以下のような入力フォームの雛形としています。

入力フォームに対する機能として、クリア、新規、更新、削除を設定し、そのほかの機能として 「戻る」 を追加しています。この入力フォームを使って入力すると、以下のようなEXCEL版備品管理システムが自動で作られます。

【基本情報】

【備品管理一覧表】

新規と詳細のボタン及びカテゴリ管理番号を設けています。この機能を利用して絞り込みが可能となっています。

【物件情報】

【リース情報】

この機能を持った雛形をクリックしてダウンロードしてカスタマイズ後利用して下さい。もちろん、無料です。この雛形を利用することで円滑に効率良く運用出来ます。

ダウンロードはこれをクリック → 

【備品管理システムの簡易操作】

(1)新規登録操作

(2)詳細ボタン操作

(3)備品画像に関する操作

(4)備品マスタTree-Viewについて

(5)備品データの異動操作

(6)ファイル管理の登録について

(7)備品詳細情報の登録について

(8)随時登録型のマスターメンテ操作

(9)ユーザー独自の設定操作

(10)備品台帳出力について

(11)カスタマイズの例

以上、操作について記述しましたが、これを参考しながら独自のカスタマイズを行って、効率のよい備品管理を実施して時間とコストの削減を図ります。

 

 

 

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