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請求書をRPAツール「EzRobot」を利用してPDF形式で保存する自動化のやり方

通常の販売管理において、お客様からの受注は受注データとして保存しているプロセスが多いのではないでしょうか? 受注後引当てがされて出荷、と同時に請求データとして請求伝票を起こすのではないでしょうか?

そこで、ソフトウェアロボット または仮想知的労働者と呼ばれる概念に基づく、事業プロセス自動化技術の一種であるロボティック・プロセス・オートメーション(=RPA)技法とそれにまつわるツールを利用した具体例を用いて説明します。

ロボットの概略

下記の図を参考に説明します。

左側は請求データを示します。右側は請求書伝票を表しています。

【プロセス-1】受注リスト.csvをオープンして、請求書番号~数量を伝票に転記して請求書を作成します。

【プロセス-2】請求書作成後、PDF形式ファイルで保存します。

これらのプロセスをロボット化して自動化させる請求書発行システムの具体例です。

ロボットの作成法

【プロセス-1】RPAツールであるEzRobotを起動します。

【プロセス-2】拡張機能の一つであるExcelブックを開くを選んでクリックします。

【プロセス-3】「Excelブックを開く」が自動的に作業一覧に追加されます。

【プロセス-3.1】受注.csvを設定します。RPAツールであるEzRobotCSVファイルをExcelブックとしてオープンすることが出来ます。

【プロセス-4】変数一覧にCSVファイルの内容をコピーしておく項目を用意します。この場合、CSVファイルの項目名と同じであっても良い。

【プロセス-5】「拡張機能の一つであるExcelセルの値を取得」を選びます。

【プロセス-6】「Excelセルの値が」が自動的に作業一覧に追加されます。

この画面では請求書番号A2を取得しています。

【プロセス-7】「拡張機能の一つであるExcelセルの値を入力」を選びます。

【プロセス-8】作業一覧に「Excelセルの値を入力」が自動で追加されます。

この画面では請求書.xlsxの「請求番号」にCSVから取得した値を入力します。

【プロセス-9】同様な要領で、請求書番号~数量まで「Excelセルの値を取得」、「Excelセルの値を入力」を作成します。

ロボットの動き方はCSVファイルの項目を請求書.xlsxの項目にコピペする動きとなります。

【プロセス-10】請求書作成が終了したため、PDFファイルとしての保存

PDFファイルの保存はExcelをキーボード操作するのと同じ操作を【キーボード】機能で再現させます。

【Alt】ー【F「ファイル」】ー【A「名前を付けて保存」】… PDF保存

【プロセス-11】保存が終われば、Excelブックを閉じてPDFファイルを開いて終了となります。

コメントをカウントして29行、作成時間は概ね10分程度です。

まとめ

RPAのツールであるEzRobotを利用して業務の自動化を図れば、マクロVBAやPythonを使うことなく、非常に簡単にExcel業務を自動化することが出来ます。ということで、Excel + Webサイト、あるいは Excel + 社内システムについても同様に簡単に自動化することができます。

とてもわかりやすいこと ・・・ ノーコードレスで非IT層に取っ組み易い

即効性に秀でていること ・・・ コストやミスを大幅に削減しやすい

の2点が特長です。

ということで、バックオフィスの定型業務に革命をもたらすことになりそうです。いわば、ホワイトカラーに対する働き方改革の効果を発揮しそうです。

 

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