RPAが得意とする業務は定型で単純かつ繰返し作業であることは言うまでもありません。ということで、経理の仕事はRPA得意条件にぴったりはまります。つまり、経理の仕事すべてに取って代わり、経理の仕事はなくなるのではないかという声が聞こえてきます。経理とは、会社の日々のお金の流れ、取引の流れを記録する役割をもった事務系の職種のこと、すなわち、会社の会計にかかわる仕事で、数字として取引を記録することでお金の管理を行い、最終的には経営者や企業の利害関係者に会社の状況を報告することを目的とします。
経理とは、経営と理念を合成した言葉と考えれば、業務範囲は無限に広がっていきますので、RPAで作成するロボットでは与えられたシナリオ以外のことは対応出来ません。経営の世界では想定外のことがしばしば起きます。この場合の対応や修正等の局面では人間の判断が必ずといっていいほど必要となり、RPAでは不可能です。人間はコア業務や非定型つまりアドホック的な業務に注力し、RPAは人間に対する補助役割に徹するやり方で行っていきます。
では、実際にどのようなジャンルに活用されているかを代表的なものを中心に述べていきます。
【入金の消込作業を自動化】
とある企業においては、概ね毎日約100件もの入金情報に対して、１件ずつ消込作業を行っています。しかも、口座の入金情報を確認しながら、目視と手作業での対応で処理しています。しかし、どれほど気をつけてもミスが発生していました。毎日100件もの処理を完全にミスなくこなすのは、ベテランであっても至難の業です。さらに、こうした作業の繰返しによるストレスの蓄積も大変な問題で頭痛のタネでした。
そこで、RPAを導入して、ネットバンキングのデータをCSVファイルでダウンロードし、必要な情報の付加作業を自動化させました。さらに、これまで手作業で扱っていた自社の会計システムへのデータ取り込みに対しても、RPAで対応できるようにしました。その結果、消込作業に費やしていた多くの時間と労力を削減できた上で、担当者はより重要な業務に専念できるようになり、効果テキメンでした。
【交通費精算やシステム入力の業務を自動化】
とある企業は働き方改革の一環として、交通費精算と会計システムへのデータ入力をRPAによって自動化しました。
①交通費精算においては、従業員の申請した交通費が正しいかどうかの確認する作業にRPAを適用。
人間が同じことをしようとすれば、ネットで経路を検索し、運賃と申請金額に相違がないか確認しなければなりません。すべての申請に対して行うとなると膨大な手間がかかります。
しかし、RPAには、ネットから必要な情報を検索・収集する機能があります。このRPAの機能を活用することで、人手を介する必要がなくなりました。
②会計システムの入力では従業員によるデータの手入力を撤廃し、RPAで自動化。
その結果、上記２つの業務であわせて９割もの作業負担を軽減することができました。
【帳票の出力・編集を自動化】
会計報告に必要な帳票の出力や編集作業は、月末月初など特定の時期に集中して発生する傾向があります。しかも、量が多いだけでなく、重要なデータであることからミスも許されません。そのため、従業員に大きな負担がしまいます。そこで、一時的に増える業務のために従業員を増やす方策も考えられますが、簡単にはいきません。
ということで、とある企業は、RPA活用することで問題解消を思いつきました。いくつかの製品を比較検討し、充分なシナリオを練ったうえで導入し、約３か月で安定的な稼働を実現させることに成功させました。
【結果のまとめ】
帳票の出力や編集作業はRPAによって全面的に自動化され、ストレスフルな業務から従業員が解放させることに成功しました。目に見える形でメリットが得られたため、同社は別の業務にもRPAの適用を検討し始めています。
RPAは「サーバ型」「デスクトップ型」「クラウド型」の３種類に大別されます。デジタルレイバーと呼ばれるロボットが稼働する「場」によって区別されており、特徴は以下のとおりです。
■サーバ型
デジタルレイバーはサーバ内で働くため、大量のデータを管理するなど業務を横断的に自動化できる。
■デスクトップ型
PC１台に対してデジタルレイバー１台が導入され、デジタルレイバーは特定のPC内で働く。
■クラウド型
インターネットを経由し、クラウドサーバ上での作業のみを自動化する。
自動化させたい業務にあわせて適切なRPAを選ぶことが重要です。
また、RPAで業務が自動化されれば、従業員の手が空きます。これまで定型作業に時間を費やしていたせいで疎かになっていた業務は何か、事前に洗い出しておくことも肝要です。
▶▶▶ 空いた時間で何をするのか決めておく！ ◀◀◀
