不動産業界では、常に物件と価格に関する情報が頻繁に変更され、その都度、物件・価格情報を変更するという作業に追われ、しかも、煩雑かつ面倒だし、問合せ対応にも応じる作業も発生します。このような作業の他に、もっと重要な競合調査やマーケティング実施時間があります。そこで、RPAツールであるEzRobotを活用した面倒臭さの解消の導きを記述してみます。
【不動産業に於ける手間となる業務】
不動産業界の現場では膨大な業務量、長時間労働、非効率的なアナログ作業などで生産性面で極めて劣る実態がひしめいています。そこで、どのような業務が日々行われているかを洗い出します。
★営業
★顧客対応（来店・メール・電話）
★内見対応
★物件情報の管理（検索・登録・更新）
★売上管理
★物件の査定
★広告宣伝
一見しますと、他の業種とそれほど変わらない業量に思えますが、顧客の中には仕事上の都合で週末、あるいは夜遅い時間帯に内見を要求するケースも数多くあり、対する営業マンの労働時間は必然的に長くなる傾向にあります。
また、日々更新される大量の物件情報を自社システムに取り込む作業、物件の査定や問合せの対応など、顧客対応以外にも行わなくてはならない業務がたくさんあります。そこにきて、入職率の低い不動産業界では新しい人材の確保が困難な上に、熟練の人材も定年退職等で続々引退しているため、需要に見合うだけのリソースを確保出来なくなっているという現状に直面しています。
〈参考1〉不動産業の人手不足を招く要因の一つは入職率の低さです。厚生労働省が2021年2月に発表した 『令和2年上半期雇用動向調査』 によると、不動産業・物品賃貸業の入職率はわずか9.9%です。入職率が離職率をわずかに上回っては いるとはいえ、不動産業の離職率は8.1%と全16業種中の6番目に高い離職率となっています。
さらに、今後は少子高齢化、出生率の低下などによる労働人口の減少で、人材不足問題はより一層深刻化していきます。
〈参考2〉平成28年に総務省が出した情報通信白書によると、少子高齢化の進行により日本の総人口は2008年をピークに減少に転じおり、2015年の総人口（年齢不詳人口を除く）が1億2,520万人なのに対し、2030年には1億1,662万人、2060年には8,674万人（2010年人口の32.3%減）にまで減少すると見込まれています。
不動産業界全体としても、生産性が上がらないこの現状の是正が急務となっています。その解決策の一つとして、事務作業を自動化するRPAが注目を集めているのです。
【不動産業界で広がるRPAのメリット】
RPAとはパソコン上の単純作業を自動化してくれるソフトウェアです。
〈参考3〉RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、直訳すると「ロボットで業務プロセスを自動化する」という意味です。私たちが、普段コンピューター上で行っている「決まったルールのある反復作業」を自動的に行ってくれるツール、それがRPAなのです。また、仮想知的労働者を意味する「デジタルレイバー （Digital Labor）」とも呼ばれています。誰でもできるような単純作業がRPAの得意分野であり、定型業務やルーチンワークを優先的にロボットに任せることで、企業全体で業務の効率化が期待できます。
RPAの利用イメージは以下のとおりです。
そのRPAを導入することで、どのような効果を期待することができるのでしょうか？ ここでは大きく３つのメリット、すなわち、期待効果ベスト3をピックアップしてみます。
①業務の効率化
ある程度手順の決まった業務であれば、その作業のほとんどはRPAで自動化できます。業務によっては大幅な効率化を見込めることが可能です。例えば、日報の作成においては、簡単な数値入力のみでおこなえるようになったり、物件情報の更新を自動でおこなうことも可能です。
②顧客満足度の向上
迅速な物件情報の更新ができれば、問合せの件数も増えることも考えられます。また、物件情報の問合せに対しても、簡単なフォームに情報を入力すれば、自動予約ができたり、収集した情報を自動でメール返信できるように、RPAで設定することも可能です。RPAを効率的に活用できれば顧客に対しより迅速に対応することができ、顧客満足度向上に直結してきます。
③生産性の高い仕事に集中
事務作業の自動化が進むと、その結果、営業活動やマーケティングに割く時間が捻出できるようになります。競合調査や分析作業、顧客のニーズについて掘り下げることもできますし、営業効率も格段に上がってきます。RPAでの自動化が進むと、不動産業界の業務は飛躍的に効率化されていきます。単純作業はRPAに任せて、人は人にしかできない業務に集中できるようになるのです。
【RPAでデータ収集・新着物件更新の自動化】
不動産関連会社に於ける具体例を記述します。
①物件情報の更新作業の自動化
自社サイトに掲載している物件情報の更新作業は、日々必ず発生するルーティン業務になりますが、これをRPAで自動化することができます。普段情報を収集するサイトやシステムからRPAで新着情報を取得し、自社サイトに反映させるフローをRPAで自動化しておけば、その業務の飛躍的な効率化が期待できます。
また、漏れなく物件情報を自社サイトに反映することができるため、集客力の向上にも役立ちます。
②情報収集業務の自動化
新着物件情報や家賃情報、競合の販売価格などマーケティングに必要な情報を定期的にRPAで取得してくることも可能です。他にも口コミサイトやSNSのレビュー情報を取得するなど、使い方は様々です。
③売上日報の作成
自社システムのデータから売上情報を集計し、売上日報を作成します。作成した日報はメールやSNSで配信し、直近のデータを社内で共有できるようにします。また、週次や月次でのデータが欲しい場合もRPAで一度シナリオを作成しておくと、毎週・毎月の業務を自動化できます。
他にも、不動産関連会社に纏わる作業でRPAが連携できる部分はまだまだあります。一つひとつの作業はそれほど難しいものではないとしても、手が回らなくなる前に対処できると策を講じるべきだと考えます。
