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WORDとEXCELは、マイクロソフトOFFICEスイートに含まれるアプリケーションであり、それぞれ異なる用途に特化しています。 WORDは、主に文章作成や文書編集に使用されます。以下のような場面ではWORDを使うことが一般的です。
- レポートやエッセイの作成：文章の書式設定や段落の編集、ヘッダーやフッターの追加など、文章の表現に重点を置く場合に便利です。
- 履歴書やカバーレターの作成：テキストベースのドキュメントを作成する際に使用されます。
- ニュースレターやパンフレットの作成：文字と画像を組み合わせたドキュメントを作成する場合に便利です。
一方、EXCELは主にデータ管理や数値計算に使用されます。以下のような場面ではEXCELを使うことが一般的です。
- データの整理や分析：大量のデータを整理・フィルタリングしたり、グラフやチャートを作成したりする場合に便利です。
- 予算作成や財務管理：数値計算や集計を行い、予算や財務データを管理するのに適しています。
- スケジュールやタスク管理：EXCELの表形式を使って、スケジュールやタスクの進捗管理を行うことができます。
要約すると、WORDは文章の作成や編集に適しており、EXCELはデータの管理や数値計算に適しています。使用目的に合わせて適切なツールを選択することが肝要です。
WORDとEXCELとの機能的相違点
本題に入る前に、昨今、注目を集めているのが、物理的な署名・押印をデジタルな手段で代替する 「電子署名」です。印刷や製本、郵送、物理的な文書のやり取りがなくなるので、コスト削減、業務のスピードアップ、環境負荷の軽減を実現可能です。ただ、電子署名はどのような仕組みであるか、署名・押印の代替として法的に認められているのかなどの詳細については 電子認証局会議(＝ https://www.c-a-c.jp/index.html)のホームページで参照して下さい。
WORDとEXCELはマイクロソフト社の固有製品名ですが、WORDとEXCELという名称がまかり通っているため、WORDとEXCELで説明します。WORDとEXCELは目的にあった使い方が行われていない現状があります、このようなことは資料作成工程に無用な時間を費やしてしまいます。 現状を解決する為に、WORDとEXCELとの違いを明確にしていきます。
WORD
WORDは“文書作成ソフト”と呼称し、仕様書や契約書、報告書など書類作成に適しています。 段落の調整や書式の変更、行間の調整といった文書の見栄えを手軽に整えることができるだけでなく、表の作成や図形描画なども可能です。 文書の見た目どおりに印刷することも可能です。
EXCEL
EXCELは“表計算作成ソフト”（スレッドシート作成ソフト）と呼称し、主に数値データを扱うソフトで、表計算やデータの集計分析、グラフの作成などに適しています。なお、CSVファイルの処理もデータ連携の基本により他のソフトとデータ連携が可能となる。
WORDとEXCELの差
WORDの情報の最小単位は「文字」、EXCELの情報の最小単位は「セル」です。「セル」という単位は、一見便利に見えますが、文を処理するために用意されていませんので、文を処理するには手間がかかります。 “パソコンを使えます”と自負する方においても、WORDのみ、あるいは、EXCELしか使えませんとおっしゃる人が多々いらっしゃるようですが、これは、機能の根本を理解せずに利用しているためです。
情報入力
WORDもEXCELも日本語入力システムによるIＭＥ、ＡＴＯＫが主流です。
情報単位
WORDの情報単位は文字、語、行、文、セル、ページ、EXCELの情報単位は文字、語、行、文、セル、列である。このように情報単位において差がある。目的にあった使用方法をしないのは情報単位の処理に気づかず（知らない？）に無視して資料作成を行っていることにある。
情報属性の種類
WORDやEXCEL情報の属性については主に文字、図(写真なども)が含まれる。
表作成
WORDにおいて「表作成」方法を知らない。そのためか、EXCELを使って表の形がとりあえず出来ている。これらの要因が元で、表を必要とする資料作成は何でもEXCELで ということになってしまう。
WORDとEXCELで表を作成する上での相違
| WORD | EXCEL |
| 文の処理を行う為に、セルの属性を変更しなければならない。 | 文の処理が、筆記イメージと異なる。 改行処理はAlt+Enterとしなければならない。 |
| 行追加という処理を行う必要がある。 | 行追加という処理は意識しなくてすむ（行は表示されている）。 |
| 自動的にセルの幅でおりまげる。 | 見た目、セル内に配置されているようですが印刷してみると文字が印刷されない。 |
| 文字ごとに文字書式の指定は可能である。 | セル内の文字書式は同一でなければならない。 |
| 行ごとに列幅の指定可能。 | 各列幅は同一でなければならない。 |
| セル（cell）の取り扱い方が異なることをよく理解することが重要である。 | |
| EXCELは文単位で扱えないので、WORDで使用する「段落編集」（箇条書き、インデント）ができない。 | |
［例題］以下のような文例はWORDかEXCELのどちらで作成しますか？
パソコンショップ株式会社
営業部 〇〇 〇〇様
平成〇年〇月〇日
株式会社 ×××
システム開発部 ×× ××
パソコン価格問い合わせの件
拝啓 陽春の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
毎度パソコン情報書をお送りいただきありがとうございます。今回の案
内でペンティアムⅡを搭載した格安の機種を知りました。
当社では、偶然購入を考えておりますところですので、早速お伺いいた
したく、下記の条件に合う機種のメーカーおよび価格を至急お知らせくだ
さい。価格の安いほうから3種類ほどお願いいたします。
末筆となりましたが、貴社益々のご発展をお祈りいたします。
敬具
記
1．本 体 CPU ：ペンティアム 266MHZ
メモリー ：64MB
HD ：8GB
CD－ROM：各1台
ディスプレイ：17インチ
2．ソフト Windows NT4．O
Java C＋＋
以上
担当：TEL〇〇〇〇-〇〇〇〇
いかがでしたか？
そこで、WORDとEXCELとの作成上の相違点を整理します。
| WORDとEXCELとの作成上の大きな差は？ | |
| WORD | EXCEL |
| 自動的にセルの幅で折りまげる。 | 見た目、セル内に配置されているようだが印刷してみると文字が印刷されない。 |
| 行単位で列幅を変えられる。 | 行単位で列幅が異なるときは、セルを結合させる。 |
| 行を追加する。 | 行はできている。 |
| 列を追加する。 | 列はできている。 |
では、実際によく利用される請求書の例をWORDとEXCELで作成しました。
左側がWORDで作成、右側がEXCELで作成した2つの例です。違いがわかりますでしょうか？
WORDとEXCELのみで、「請求書」など作成する例ですが、WORDからEXCELを併合する方法もあります。
電子帳簿等保存制度を図示しますので、参考にして下さい。
