企業それぞれにおいて、あるタイミングで請求書を作成した後は先方に送る場面（送り状）が作って郵送することが発生しますが、この送り状を何枚もの作成・印刷するプロセスが実行しなければなりません。しかも、これらのプロセスは非常に単純作業でかつ幾度と繰り返す事態が発生します。従って苦痛を伴うことがただあります。これこそRPAのツールであるEzRobotを利用してロボットに任せるべきです。プログミングすることなく、RPAツールEzRobotを使って誰でも簡単にロボットを作成することができます。
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【送り状作成ロボ】
まず、予め送付先情報リストを以下のようにEXCELで作成します。
郵送で書類を送る場合でも対応が出来ますので、一度はこのファイルを作成・整理しておくことが肝要です。後はRPAに任せれば円滑に仕事が捗ります。
では、具体的にシナリオを記述します。
[シナリオ]
①プロセス-１ ・・・ EXCELで作成した送付先情報リストを開きます。
②プロセス-２ ・・・ 上の行から1社分ずつ必要情報をコピーします。
③プロセス-３ ・・・ 送付状のテンプレートを開きます。
④プロセス-４ ・・・ テンプレート内に指定されたフィールドに、コピーした情報を逐次にペーストします。＜注＞テンプレートがWORDであれば、WORD機能の一つである置換を使用すると好都合です。
⑤プロセス-５ ・・・ ペースト作業がすべて終了すれば、ファイル名を付加してPDF形式で保存します。この場合、必ず、所定のフォールダに格納するようにします。
⑦プロセス-６ ・・・ EXCELファイルが空欄の行になるまで、プロセス-２からプロセス-５までの作業を繰り返します。
以上の作業がすべて終われば、EXCELファイル、テンプレートなどを閉じて終了します。
以下に請求書作成ロボについても再度簡単に説明します。
【請求書作成ロボ】
予め請求書作成に必要な情報をまとめ、EXCELで作成します。
[シナリオ]
①プロセス-１ ・・・ EXCELで作成した請求書情報リストを開きます。
②プロセス-２ ・・・ 上の行から1社分ずつ必要情報をコピーします。
③プロセス-３ ・・・ 請求書のテンプレートを開きます。
④プロセス-４ ・・・ テンプレート内に指定されたフィールドに、コピーした情報を逐次にペーストします。
⑤プロセス-５ ・・・ ペースト作業がすべて終了すれば、ファイル名を付加してPDF形式で保存します。この場合、必ず、所定のフォールダに格納するようにします。
⑦プロセス-６ ・・・ EXCELファイルが空欄の行になるまで、プロセス-２からプロセス-５までの作業を繰り返します。
以上の作業がすべて終われば、EXCELファイル、テンプレートなどを閉じて終了します。
【まとめ】
一度このシナリオを作っておけば、あとは、Excelファイルの情報を更新するだけで、このロボットを何度でも稼働させることが可能です。また、上記シナリオは、送付状PDFを所定のフォルダに格納するところまでで終わっていますが、必要ならば、フォルダ内に溜まったPDFについて全て印刷をするよう指示を加えることも可能です。そうすれば、人は、プリンターから印刷される書類をピックアップし封入するだけです。もう送付状を1つ1つコピペで作成する必要はありません。
送付前に、人の目でチェックする必要はありますので、送信の一歩手前までの運用になりますが、そこまでやれば、随分と楽になるのではないでしょうか。また、郵送の場合でも、印刷指示までをシナリオに組み込むことも可能です。このように請求書作成が一気に手離れします。
